คู่มือสำหรับลูกค้า การจัดทำแฟ้มเอกสารทางธุรกิจ

  1. แฟ้มใบกำกับภาษีขาย  จัดทำแฟ้มใบกำกับภาษีขายโดยจัดเรียงตามเลขที่ใบกำกับภาษี โดยให้เรียงเลขที่ใบกำกับน้อยอยู่ข้างล่างและให้เลขมากอยู่ข้างบน โดยเรียงเป็นเดือนๆ
  2. แฟ้มใบกำกับภาษีซื้อ(ต้นฉบับ)จัดทำแฟ้มใบกำกับภาษีซื้อโดยจัดเรียงตามวันที่ในใบกำกับภาษีซื้อ โดยให้เรียงวันที่ใบกำกับภาษีน้อยอยู่ข้างล่างและให้วันที่มากอยู่ข้างบน  โดยเรียงเป็นเดือนๆ 
  3. แฟ้มใบสำคัญจ่าย  จัดทำใบสำคัญจ่ายเฉพาะรายการที่เป็นรายการจ่าย ตั้งแต่ยอดเงิน 1,000 บาทขึ้นไป โดยมีเอกสารหลักฐานในใบสำคัญจ่ายแต่ละใบดังนี้คือ  
    • ใบวางบิล  โดยมีรายละเอียดของเลขที่ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี ที่จะทำการจ่าย มียอดรวมของใบแจ้งหนี้ทั้งหมด,ลายเซ็นต์ผู้รับวางบิล-ผู้วางบิล,ผู้อนุมัติการวางบิล  วันที่รับวางบิลและวันที่วางบิล 
    • ใบขอซื้อ แนบโดยมีรายละเอียดของรายการสินค้า,จำนวน,ราคา/หน่วย,ราคารวมและยอดรวมทั้งหมดของใบขอซื้อแต่ละใบ พร้อมทั้งมีลายเซ็นต์ผู้มีอำนาจอนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจ 
    • ใบแจ้งหนี้/สำเนาใบกำกับภาษี มีรายละเอียด เลขที่,วันที่,รายการ,จำนวนเงิน,ราคา/หน่วย,ยอดรวมทั้งหมดของใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษีพร้อมลายเซ็นต์ผู้อนุมัติจการกรรมการผู้มีอำนาจ  
    • สำเนาเช็คจ่าย
    • สำเนาใบPay in 
    • สำเนารายการโอนเงินผ่านโทรศัพท์เคลื่อนที่
    • สำเนารายการโอนเงินผ่านระบบอินเทอเน็ต
    • หลักฐานแสดงการเงินของผู้รับเงิน เช่นใบเสร็จรับเงิน  
    • ใบแทนใบรับเงิน / สำเนาบัตรประชาชน
    • สำเนาบัตรประชาชนของผู้รับเงิน  
    • สำเนาหนังสือ รับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย กรณีที่กม.กำหนดให้ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย  
    • ควรหลีกเลี่ยงการจ่ายด้วยเงินสด/หากมีความจำเป็นที่ต้องจ่ายด้วยเงินสดควรมีจำนวนไม่มากเกินไป 
  4. แฟ้มใบสำคัญรับ จัดทำแฟ้มใบสำคัญรับไม่ว่าจะรับเป็นเงินสดหรือเช็ค โดยแต่ละใบสำคัญรับจะมีเอกสารหลักฐานในการจัดทำดังนี้ 
    • สำเนาใบรับวางบิลที่ไปวางบิลกับลูกค้าโดยจะมีรายละเอียดของวันที่วางบิล,เลขที่ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษีขาย,ยอดเงินของบิลแต่ละใบ,ยอดรวมทั้งหมดของใบวางบิล,ผู้วางบิล,ผู้รับวางบิลพร้อมมีรายเซ็นต์ของผู้อนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจ
    • ใบทวงหนี้หรือใบกำกับภาษีขายโดยจะเป็นยอดรายการสินค้า,ราคา/หน่วย,ยอดรวมของบิลแต่ละใบพร้อมมีลายเซ็นต์ผู้อนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจ  
    • ใบขอซื้อจากทางผู้ซื้อ 
    • ใบเสร็จรับเงิน 
  5. แฟ้มเงินสดย่อย  จัดทำแฟ้มเงินสดย่อยโดยตั้งวงเงินสดย่อยตามความเห็นชอบของกรรมการผู้มีอำนาจโดยการเบิกจ่ายแต่ละครั้งตั้งแต่ 500 บาทต่อครั้งแต่ไม่เกิน 1,000 บาท  โดยให้มีการจัดทำใบเบิกพร้อมทั้งให้มีลายเซ็นต์อนุมัติก่อนที่จะนำมาเบิกกับทางบัญชี เอกสารในแฟ้มเงินสดย่อยต้องมีเอกสารประกอบดังนี้ 
    • ใบเสร็จการขอซื้อแต่ละครั้ง 
    • ใบขอเบิกเงิน มีลายเซ็นต์ผู้ขอเบิก /วัตถุประสงค์ที่เบิกและผู้อนุมัติ กรณีไม่มีใบเสร็จให้แนบบัตรประชาชนผู้เบิกพร้อมลายเซ็นต์การอนุมัติจากผู้บริหารหรือจะพิจารณาเป็นรายๆไป    
  6. แฟ้มรายวันทั่วไป  เป็นรายการที่เกี่ยวข้องกับ 
    • การโอนเงินระหว่างธนาคาร
    • การถอนเงินระหว่างธนาคาร
    • การฝากเงินเข้า 
    • การรับเงินจากกรรมการ 
    • เงินยืมกรรมการ 
    • รายการปรับปรุงค้างจ่าย/ค้างเบิก 
  7. แฟ้มสำรองรับวางบิล (เราผู้ซื้อ) กรณียังไม่ได้รับวางบิลเอกสารที่เตรียมทำรับวางบิล
    • ใบแจ้งหนี้/สำเนาใบกำกับภาษี
    • ใบขอซื้อจากบริษัทเรา 
    • ใบสั่งซื้อจากบริษัทเรา 
    • หมายเหตุ ยอดเงินยังไม่ถึงงวดจ่าย เอกสารยังไม่ครบ,เอกสารยังไม่เรียบร้อย
  8. แฟ้มสำรองรอวางบิล (เราผู้ขาย) กรณียังไม่ได้ไปวางบิลเอกสารที่เตรียมทำวางบิล  
    • สำเนาใบกับภาษีขายถ่ายแนบแยกเป็นรายบริษัท 
    • ใบสั่งซื้อจากลูกค้า 
    • หมายเหตุ ยอดเงินยังไม่ถึงเอกสารยังไม่ครบตามจำนวนที่จะวางบิล
  9. แฟ้มภาษีและประกันสังคม จัดเก็บแฟ้มเรียงเป็น
    • ภ.ง.ด.1
    • ภ.ง.ด.3
    • ภ.ง.ด.53
    • ภ.พ.30 
    • ประกันสังคม 
  10. แฟ้มทะเบียนทรัพย์สิน ต้องมีเอกสารหลักฐานแนบดังนี้ 
    • สำเนาใบกำกับภาษีหรือเอกสารหลักฐานเกี่ยวกับการซื้อทรัพย์สินโดยจัดเรียงตามวันที่ที่ซื้อเรียงจากน้องไปหามาก 
    • สำเนาสัญญาซื้อ-ขาย 
    • สำเนาโฉนดที่ดิน
    • เอกสารที่เกี่ยวกับการได้มาซึ่งทรัพย์สิน 
    • เอกสารประกอบการคำนวนมูลค่าทรัพย์สินพร้อมเมื่อพร้อมใช้งาน 
    • ใบเซ็นอนุมัติเกี่ยวกับการจัดซื้อทรัพย์สิน
  11. แฟ้มหนังสือรับรองการถูกหัก ณ ที่จ่าย 
    • การจัดเก็บเรียงตามวันที่ที่ถูกหัก ณ ที่จ่าย เรียงจากวันที่น้อยไปหาวันที่มาก โดย
  12. แฟ้มหนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่าย จัดเรียงตามวันที่ ที่หัก ณ ที่จ่าย
    • เรียงจากวันที่น้อยไปหาวันที่มาก โดยจัดเรียงเป็นเดือนๆ
  13. แฟ้มเงินทดรองจ่าย 
    • กรณีมีการ Advance เงินเป็นก้อนใหญ่และเป็นการเบิกเงินที่อยู่นอกเหนือการเบิกเงินสดย่อย
    • โดยให้มีใบปะหน้าว่าใครมีการเคลียร์แล้ว หรือยังไม่ได้เคลียร์ 
  14. แฟ้มสินค้า จัดให้มีเอกสารดังนี้
    • ใบสั่งซื้อสินค้า 
    • สำเนาใบกำกับภาษีโดยมีรายละเอียดของสินค้า,ราคา/หน่วยและยอดรวมของสินค้า
    • ทะเบียนการคุมซื้อสินค้า 
    • ใบส่งสินค้า 
    • ใบเบิกสินค้า
    • รายงานการผลิต
    • ใบรับโอนงานระหว่างทำเป็นสินค้าสำเร็จรูป  
    • เอกสารแต่ละใบต้องมีลายเซ็นต์การอนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจในการสั่งซื้อแต่ละครั้ง  
  15. แฟ้มอื่นๆที่ควรจัดทำ
    • แฟ้มเอกสารสำคัญของนิติบุคคล
    • แฟ้มขึ้นทะเบียนประกันสังคม
    • รายงานการประชุม
    • ฯลฯ

Like this article?

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest

Leave a comment

Scroll to Top