คู่มือสำหรับลูกค้า การจัดทำแฟ้มเอกสารทางธุรกิจ
admin | Posted on |
- แฟ้มใบกำกับภาษีขาย จัดทำแฟ้มใบกำกับภาษีขายโดยจัดเรียงตามเลขที่ใบกำกับภาษี โดยให้เรียงเลขที่ใบกำกับน้อยอยู่ข้างล่างและให้เลขมากอยู่ข้างบน โดยเรียงเป็นเดือนๆ
- แฟ้มใบกำกับภาษีซื้อ(ต้นฉบับ)จัดทำแฟ้มใบกำกับภาษีซื้อโดยจัดเรียงตามวันที่ในใบกำกับภาษีซื้อ โดยให้เรียงวันที่ใบกำกับภาษีน้อยอยู่ข้างล่างและให้วันที่มากอยู่ข้างบน โดยเรียงเป็นเดือนๆ
- แฟ้มใบสำคัญจ่าย จัดทำใบสำคัญจ่ายเฉพาะรายการที่เป็นรายการจ่าย ตั้งแต่ยอดเงิน 1,000 บาทขึ้นไป โดยมีเอกสารหลักฐานในใบสำคัญจ่ายแต่ละใบดังนี้คือ
- ใบวางบิล โดยมีรายละเอียดของเลขที่ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี ที่จะทำการจ่าย มียอดรวมของใบแจ้งหนี้ทั้งหมด,ลายเซ็นต์ผู้รับวางบิล-ผู้วางบิล,ผู้อนุมัติการวางบิล วันที่รับวางบิลและวันที่วางบิล
- ใบขอซื้อ แนบโดยมีรายละเอียดของรายการสินค้า,จำนวน,ราคา/หน่วย,ราคารวมและยอดรวมทั้งหมดของใบขอซื้อแต่ละใบ พร้อมทั้งมีลายเซ็นต์ผู้มีอำนาจอนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจ
- ใบแจ้งหนี้/สำเนาใบกำกับภาษี มีรายละเอียด เลขที่,วันที่,รายการ,จำนวนเงิน,ราคา/หน่วย,ยอดรวมทั้งหมดของใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษีพร้อมลายเซ็นต์ผู้อนุมัติจการกรรมการผู้มีอำนาจ
- สำเนาเช็คจ่าย
- สำเนาใบPay in
- สำเนารายการโอนเงินผ่านโทรศัพท์เคลื่อนที่
- สำเนารายการโอนเงินผ่านระบบอินเทอเน็ต
- หลักฐานแสดงการเงินของผู้รับเงิน เช่นใบเสร็จรับเงิน
- ใบแทนใบรับเงิน / สำเนาบัตรประชาชน
- สำเนาบัตรประชาชนของผู้รับเงิน
- สำเนาหนังสือ รับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย กรณีที่กม.กำหนดให้ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย
- ควรหลีกเลี่ยงการจ่ายด้วยเงินสด/หากมีความจำเป็นที่ต้องจ่ายด้วยเงินสดควรมีจำนวนไม่มากเกินไป
- แฟ้มใบสำคัญรับ จัดทำแฟ้มใบสำคัญรับไม่ว่าจะรับเป็นเงินสดหรือเช็ค โดยแต่ละใบสำคัญรับจะมีเอกสารหลักฐานในการจัดทำดังนี้
- สำเนาใบรับวางบิลที่ไปวางบิลกับลูกค้าโดยจะมีรายละเอียดของวันที่วางบิล,เลขที่ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษีขาย,ยอดเงินของบิลแต่ละใบ,ยอดรวมทั้งหมดของใบวางบิล,ผู้วางบิล,ผู้รับวางบิลพร้อมมีรายเซ็นต์ของผู้อนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจ
- ใบทวงหนี้หรือใบกำกับภาษีขายโดยจะเป็นยอดรายการสินค้า,ราคา/หน่วย,ยอดรวมของบิลแต่ละใบพร้อมมีลายเซ็นต์ผู้อนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจ
- ใบขอซื้อจากทางผู้ซื้อ
- ใบเสร็จรับเงิน
- แฟ้มเงินสดย่อย จัดทำแฟ้มเงินสดย่อยโดยตั้งวงเงินสดย่อยตามความเห็นชอบของกรรมการผู้มีอำนาจโดยการเบิกจ่ายแต่ละครั้งตั้งแต่ 500 บาทต่อครั้งแต่ไม่เกิน 1,000 บาท โดยให้มีการจัดทำใบเบิกพร้อมทั้งให้มีลายเซ็นต์อนุมัติก่อนที่จะนำมาเบิกกับทางบัญชี เอกสารในแฟ้มเงินสดย่อยต้องมีเอกสารประกอบดังนี้
- ใบเสร็จการขอซื้อแต่ละครั้ง
- ใบขอเบิกเงิน มีลายเซ็นต์ผู้ขอเบิก /วัตถุประสงค์ที่เบิกและผู้อนุมัติ กรณีไม่มีใบเสร็จให้แนบบัตรประชาชนผู้เบิกพร้อมลายเซ็นต์การอนุมัติจากผู้บริหารหรือจะพิจารณาเป็นรายๆไป
- แฟ้มรายวันทั่วไป เป็นรายการที่เกี่ยวข้องกับ
- การโอนเงินระหว่างธนาคาร
- การถอนเงินระหว่างธนาคาร
- การฝากเงินเข้า
- การรับเงินจากกรรมการ
- เงินยืมกรรมการ
- รายการปรับปรุงค้างจ่าย/ค้างเบิก
- แฟ้มสำรองรับวางบิล (เราผู้ซื้อ) กรณียังไม่ได้รับวางบิลเอกสารที่เตรียมทำรับวางบิล
- ใบแจ้งหนี้/สำเนาใบกำกับภาษี
- ใบขอซื้อจากบริษัทเรา
- ใบสั่งซื้อจากบริษัทเรา
- หมายเหตุ ยอดเงินยังไม่ถึงงวดจ่าย เอกสารยังไม่ครบ,เอกสารยังไม่เรียบร้อย
- แฟ้มสำรองรอวางบิล (เราผู้ขาย) กรณียังไม่ได้ไปวางบิลเอกสารที่เตรียมทำวางบิล
- สำเนาใบกับภาษีขายถ่ายแนบแยกเป็นรายบริษัท
- ใบสั่งซื้อจากลูกค้า
- หมายเหตุ ยอดเงินยังไม่ถึงเอกสารยังไม่ครบตามจำนวนที่จะวางบิล
- แฟ้มภาษีและประกันสังคม จัดเก็บแฟ้มเรียงเป็น
- ภ.ง.ด.1
- ภ.ง.ด.3
- ภ.ง.ด.53
- ภ.พ.30
- ประกันสังคม
- แฟ้มทะเบียนทรัพย์สิน ต้องมีเอกสารหลักฐานแนบดังนี้
- สำเนาใบกำกับภาษีหรือเอกสารหลักฐานเกี่ยวกับการซื้อทรัพย์สินโดยจัดเรียงตามวันที่ที่ซื้อเรียงจากน้องไปหามาก
- สำเนาสัญญาซื้อ-ขาย
- สำเนาโฉนดที่ดิน
- เอกสารที่เกี่ยวกับการได้มาซึ่งทรัพย์สิน
- เอกสารประกอบการคำนวนมูลค่าทรัพย์สินพร้อมเมื่อพร้อมใช้งาน
- ใบเซ็นอนุมัติเกี่ยวกับการจัดซื้อทรัพย์สิน
- แฟ้มหนังสือรับรองการถูกหัก ณ ที่จ่าย
- การจัดเก็บเรียงตามวันที่ที่ถูกหัก ณ ที่จ่าย เรียงจากวันที่น้อยไปหาวันที่มาก โดย
- แฟ้มหนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่าย จัดเรียงตามวันที่ ที่หัก ณ ที่จ่าย
- เรียงจากวันที่น้อยไปหาวันที่มาก โดยจัดเรียงเป็นเดือนๆ
- แฟ้มเงินทดรองจ่าย
- กรณีมีการ Advance เงินเป็นก้อนใหญ่และเป็นการเบิกเงินที่อยู่นอกเหนือการเบิกเงินสดย่อย
- โดยให้มีใบปะหน้าว่าใครมีการเคลียร์แล้ว หรือยังไม่ได้เคลียร์
- แฟ้มสินค้า จัดให้มีเอกสารดังนี้
- ใบสั่งซื้อสินค้า
- สำเนาใบกำกับภาษีโดยมีรายละเอียดของสินค้า,ราคา/หน่วยและยอดรวมของสินค้า
- ทะเบียนการคุมซื้อสินค้า
- ใบส่งสินค้า
- ใบเบิกสินค้า
- รายงานการผลิต
- ใบรับโอนงานระหว่างทำเป็นสินค้าสำเร็จรูป
- เอกสารแต่ละใบต้องมีลายเซ็นต์การอนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจในการสั่งซื้อแต่ละครั้ง
- แฟ้มอื่นๆที่ควรจัดทำ
- แฟ้มเอกสารสำคัญของนิติบุคคล
- แฟ้มขึ้นทะเบียนประกันสังคม
- รายงานการประชุม
- ฯลฯ
Leave a Reply